Déclaration de confidentialité des données Candle Events

Dernière mise à jour : 15 juillet 2018

Candle Event, Genève, Suisse est une société de gestion d’événements et d’associations qui fournit des services d’association, de gestion de congrès, de réunions et d’événements à ses clients corporatifs ou associatifs (le « Client »).

Candle events est soucieux d’améliorer constamment ses services afin de répondre au mieux aux besoins de ses Clients. À cette fin, Candle events peut collecter et stocker certaines informations, notamment des données personnelles de personnes comme vous. Candle events prend très au sérieux la protection de vos données personnelles dans tous ses processus commerciaux. Cette déclaration de protection des données est destinée à vous aider à comprendre comment les données sont collectées, traitées et stockées pour répondre aux exigences légales et aux normes de protection des données de Candle events.

Il sera très difficile, voire impossible dans la plupart des pays, pour Candle events de vous fournir des services si vous refusez que Candle events traite vos données. Pour cette raison, en fournissant des données personnelles à Candle events, vous acceptez d’être légalement lié et de consentir explicitement à cette déclaration de protection des données, telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre. Si vous n’acceptez pas cette déclaration de protection des données ou si vous ne parvenez pas à conclure un contrat juridiquement contraignant, Candle events ne sera pas en mesure de traiter vos données personnelles.

1. Champ d’application de cette déclaration de protection des données

Cette déclaration de protection des données s’applique à tous les services proposés par Candle events.

Cette déclaration de protection des données ne s’applique pas aux services offerts par d’autres sociétés ou particuliers. Cette déclaration de protection des données ne couvre pas les pratiques en matière d’information d’autres sociétés et organisations qui font la publicité des services d’événements Candle ou de tout tiers exploitant un site Web vers lequel le site Web d’événements Candle ou un autre actif numérique peut contenir un lien.

2. Données collectées et méthode de collecte

2.1  En général

Candle events collecte des données générales et personnelles vous concernant auprès de :

• vous lorsque vous fournissez vos coordonnées à Candle events ;
• ses Clients (dans de tels cas, le Client doit s’assurer qu’il a le droit de divulguer ces données et que vous êtes au courant des différents points détaillés dans la présente Déclaration de protection des données) ;
• les participants aux réunions et événements du Client organisés par Candle events ;
• les utilisateurs des sites Web de Candle events ou du Client ; et des tiers (tels que le fournisseur de services en ligne ou l’autorité d’authentification unique).

Suite à la réception des données, un profil électronique est créé dans les outils Candle events pour chaque personne ou entité (le « Profil Contact »).

Le profil de contact peut contenir, mais sans s’y limiter :

• nom;
• genre;
• date de naissance;
• adresse;
• les numéros de téléphone;
• adresses mail;
• organisation ou entreprise d’emploi et/ou titre du poste;
• domaine d’activité et/ou d’intérêt;
• références/numéros de carte de crédit ;
• Destinations de voyage;
• horaires de voyage;
• préférences de voyage;
• préférences d’hébergement;
• autres préférences communiquées ;
• passeport; et
• détails du visa.

2.2  Politique de cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site Web. En poursuivant votre navigation sur notre site ou en fermant la bannière des cookies, vous consentez à l’utilisation de cookies.

Notre politique en matière de cookies explique ce que sont les cookies, comment nous utilisons les cookies, comment les tiers avec lesquels nous pouvons nous associer peuvent utiliser des cookies sur le Service, vos choix concernant les cookies et d’autres informations sur les cookies.

Que sont les cookies

Les cookies sont de petits morceaux de texte envoyés par votre navigateur Web par un site Web que vous visitez. Un fichier cookie est stocké dans votre navigateur Web et permet au Service ou à un tiers de vous reconnaître et de rendre votre prochaine visite plus facile et le service plus utile pour vous. Les cookies peuvent être des cookies « persistants » ou « de session ».

Comment Candle events utilise les cookies

Lorsque vous accédez à notre site Web, Candle events et les prestataires de services tiers de Candle events peuvent collecter des données de nature technique de différentes manières. Nous utilisons des cookies aux fins suivantes :

• pour activer certaines fonctions du site Web,
• fournir des analyses,
• pour mémoriser vos préférences et personnaliser le contenu,
• pour améliorer l’expérience utilisateur
• pour permettre la diffusion de publicités, y compris la publicité comportementale
• à partager sur les réseaux sociaux

Nous utilisons à la fois des cookies de session et des cookies persistants sur le Service et nous utilisons différents types de cookies pour exécuter le Service :

• Cookies essentiels

Nous pouvons utiliser des cookies essentiels pour authentifier les utilisateurs et empêcher l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs.

• Cookies tiers

En plus de nos propres cookies, nous pouvons également utiliser divers cookies tiers pour générer des statistiques d’utilisation du Service, diffuser des publicités sur et via le Service, etc.

Quels sont vos choix concernant les cookies

Si vous souhaitez supprimer les cookies ou demander à votre navigateur Web de supprimer ou de refuser les cookies, veuillez consulter les pages d’aide de votre navigateur Web :

• For Internet Explorer™ : https://support.microsoft.com/en-us/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Pour Safari™ : https://support.apple.com/en-us/HT201265
• Pour Chrome™ : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
• Pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/en-US/kb/delete-cookies-remove-info-websites-stored
• Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/en/cookies.html
• etc.

Veuillez toutefois noter que si vous supprimez les cookies ou refusez de les accepter, certaines fonctionnalités du site Web des événements Candle peuvent ne pas fonctionner correctement, vous ne pourrez peut-être pas enregistrer vos préférences et certaines de nos pages pourraient ne pas s’afficher correctement.

Où pouvez-vous trouver plus d’informations sur les cookies

Si vous ne souhaitez pas que des informations soient collectées via l’utilisation de cookies, il existe une procédure simple dans la plupart des navigateurs qui vous permet de refuser l’utilisation de cookies. Vous pouvez en savoir plus sur les cookies et les sites Web tiers suivants :

• AllAboutCookies: http://www.allaboutcookies.org/
• Network Advertising Initiative: http://www.networkadvertising.org/

3. Finalité de la collecte des données

Candle events utilise les données collectées pour fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité globale de ses services. La collecte de données est également destinée à protéger les événements Candle et ses utilisateurs. Candle events ne collecte pas plus de données que nécessaire pour atteindre ces objectifs.

Outre la création de Profils de contact, Candle events utilise vos données aux fins suivantes et pour lesquelles vous donnez votre consentement :

a) Réservations : les profils de contact sont stockés dans une base de données en tant que document de référence à consulter chaque fois qu’une réservation doit être effectuée. Lorsqu’une réservation est effectuée, Candle events crée un code de réservation qui contient toutes les données personnelles ainsi que les informations de réservation nécessaires pour répondre à votre demande et pour répondre aux exigences réglementaires de certaines destinations. Pour effectuer des réservations, Candle events peut avoir besoin de transférer des données personnelles à divers fournisseurs de voyages tiers (tels que des compagnies aériennes, des hôtels, des sociétés de location de voitures, des sociétés d’outils de réservation en ligne, des fournisseurs de suivi de la sécurité et des systèmes de réservation informatisés) dans votre pays d’origine ou dans un autre pays où vous pouvez voyager et souvent également à des organismes gouvernementaux pour certaines destinations.

b) Consolidation des données de voyage : à la demande d’un Client, Candle events ou un tiers peut établir des rapports d’information récapitulant et analysant les dépenses par destination, par fournisseur de voyages, etc. Ces rapports pouvant inclure certaines données personnelles de votre Profil de contact sont ensuite soumis au Client demandeur.

c) Conformité à la politique de voyage : à la demande d’un Client, Candle events peut rendre compte de votre conformité à la politique de conformité de l’événement, à la politique de conformité budgétaire ou à la politique de voyage de ce Client et identifier toute exception à la conformité.

d) Nouveaux produits et services : dans le but d’améliorer les services et sur la base des données fournies à Candle events, Candle events peut vous envoyer des informations supplémentaires relatives à votre/vos événement(s) et/ou voyage(s) en cours ou à venir. Un exemple pourrait être une liste de restaurants à proximité d’un hôtel spécifique dans la ville de destination ou des parkings à l’aéroport de départ.

e) Promotion et marketing : Candle events peut utiliser vos données pour personnaliser votre expérience sur le site Web de Candle events en présentant des publicités plus pertinentes pour vous, pour vous envoyer des communications marketing susceptibles de vous intéresser, notamment des informations sur nos services, des études de cas, un leadership éclairé ou des livres blancs, des mises à jour de blogs, etc. Par exemple, Candle events utilise des prestataires de services tiers pour présenter des services et des offres adaptés aux préférences et aux intérêts manifestés par votre activité en ligne au fil du temps. Candle events peut utiliser vos données à des fins de promotion et de marketing pour les clients actuels ou potentiels de Candle events et/ou des tiers du secteur de Candle events. Candle events peut utiliser les données pour analyser les tendances afin de proposer d’autres services à ses Clients, tels que de nouveaux événements ou d’autres services.

f) Données techniques : Candle events, ou des tiers mandatés par Candle events, évaluent ces données à des fins purement statistiques et uniquement sous une forme anonymisée, afin d’optimiser le site web de Candle events et d’augmenter la convivialité, l’efficacité et la sécurité. Candle events peut notamment utiliser des données techniques pour mesurer le succès des campagnes marketing de Candle events, compiler des statistiques sur l’utilisation du site web de Candle events et les taux de réponse, et utiliser des données personnelles agrégées pour calculer le pourcentage d’utilisateurs de Candle events qui ont un indicatif téléphonique particulier.

g) Autres fins : Candle events peut utiliser vos données si Candle events l’estime nécessaire ou approprié : (a) en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence ; (b) pour se conformer à la procédure judiciaire ; (c) pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris les autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ; (d) pour faire respecter les termes et conditions de Candle events ; (e) pour protéger les opérations de Candle events ; (f) pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété de Candle events, vous ou d’autres personnes ; et (g) pour permettre à Candle events de poursuivre les recours disponibles ou de limiter les dommages que Candle events pourrait subir ; (h) pour vous permettre de postuler à une offre d’emploi Candle events.

Candle events vous demandera votre consentement avant d’utiliser les données à d’autres fins que celles énoncées dans la présente Déclaration sous réserve des lois impératives.

4. Durée de stockage

Les données générales et personnelles ne seront conservées par Candle events que le temps raisonnablement nécessaire compte tenu de son besoin de répondre aux questions ou de résoudre les problèmes, de fournir des services améliorés et nouveaux et de se conformer aux exigences légales en vertu des lois applicables ou aux demandes des Clients sur des événements passés ou des activités de voyage. Candle events conservera les données générales et personnelles pendant une durée maximale de cinq ans sauf exigence légale particulière. Pour les candidats, les données seront conservées pendant une durée maximale de 2 ans.

Vous pouvez annuler/supprimer votre compte Candle events en envoyant un e-mail à : info@candle-events.com

5. Lieu de stockage et contrôleur de la base de données

Les profils de contact gérés par Candle events sont stockés dans des bases de données centrales basées sur le cloud chez des fournisseurs tiers en Europe, aux États-Unis et en Asie. Des prestataires tiers ont signé nos clauses dédiées à la protection des données.

Tout transfert de vos données en dehors de l’Espace économique européen n’aura lieu qu’avec la mise en place de garanties appropriées, telles que des conditions contractuelles conformes aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

6. Tes devoirs

Vous devez vous assurer que les données que vous nous fournissez sont :

• correcte;
• précise;
• actuelle;
• véridique; et
• conforme à toutes les lois applicables. En particulier, étant donné que Candle events utilisera principalement les communications par e-mail avec vous, vous êtes tenu de nous signaler toute modification de votre adresse e-mail. Alternativement, vous pouvez directement mettre à jour votre profil de contact.

Candle events s’engage à protéger les besoins de confidentialité des enfants et nous encourageons les parents et les tuteurs à jouer un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants. Candle events ne cible pas l’actif numérique sur les enfants de moins de quatorze (14) ans et ne collecte pas sciemment des informations auprès d’enfants dans le but de vendre des produits ou des services.

7. Transfert et communication de données

7.1  En général

Candle events est une société internationale travaillant avec des partenaires dans plus de 31 pays à travers l’Europe, les Amériques, l’Asie et le Moyen-Orient. Vos données personnelles peuvent donc être transférées vers et hors de la Suisse, y compris dans des pays dont les lois sur la protection des données peuvent être différentes et moins strictes que celles de votre pays de résidence. Par la présente, vous acceptez et consentez à ce que Candle events transfère et communique vos données comme suit:

a) Transferts au sein du groupe Candle events : les transferts sont effectués au sein de Candle events et de ses filiales pour soutenir ses activités et/ou ses services.

b) Transfert à des tiers : Candle events travaille avec certains tiers pour obtenir des services d’assistance liés aux voyages, réunions et événements et/ou d’autres services de Candle events à ses Clients, tels que des services de réservation en ligne d’urgence, des services de réservation d’hôtel, des exigences de transport terrestre ou d’émission de billets d’avion, un fournisseur de badges et, dans certains cas, des données personnelles seront partagées avec ces tiers afin de poursuivre la mission et les objectifs de Candle events. Candle events peut également transférer des données personnelles à des tiers à la demande de ses Clients. Par exemple, aux sponsors et exposants ou à d’autres tiers pour la consolidation des données ou les services de suivi d’urgence. Candle events peut transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et de marketing, comme indiqué au point 3e) ci-dessus. Candle events peut également transférer vos données à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert ou autre disposition de tout ou partie des activités, actifs ou actions de Candle events (y compris dans le cadre de toute faillite ou procédure similaire).

c) Transferts réglementaires : les Candle Events peuvent être tenus par la loi de transférer des données aux gouvernements et aux autorités de réglementation et/ou de surveillance.

7.2.  Transfert électronique de données

Si vous visitez le site Web de Candle events, vos données seront transmises via un réseau ouvert et accessible au public. Les données peuvent donc être transmises au-delà des frontières nationales même si vous et Candle events êtes situés en Suisse. Cela implique notamment le risque que vos données soient interceptées et lues par des tiers, permettant à ces tiers de déduire une relation commerciale déjà existante ou future entre vous et Candle events.

Par ailleurs, vous êtes informé que les informations que vous transmettez ou laissez vous transmettre par Candle events via un support électronique, notamment via e-mail, SMS, formulaires de contact, etc. sont généralement en clair et donc ni confidentielles ni sécurisées. Même dans le cas d’une transmission cryptée, l’expéditeur et le destinataire restent non cryptés dans chaque cas. Des tiers peuvent donc être en mesure d’inférer une relation commerciale existante ou future entre vous et Candle events.

Si vous fournissez des informations personnelles à Candle events, vos données personnelles peuvent être transférées par Candle events vers des pays dont les lois sur la protection des données peuvent être différentes et moins strictes que celles de votre pays de résidence, comme indiqué ci-dessus. Vos données personnelles peuvent notamment être transférées aux États-Unis. Vous êtes informé par la présente que vos données personnelles pourraient être consultées par les autorités gouvernementales de ces pays (en particulier par les autorités américaines).

8. Mesures de sécurité et d’organisation

Pour assurer la sécurité de vos données sur le site et les systèmes de Candle events, Candle events a mis en place des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, la destruction, l’accès non autorisé, la divulgation et la manipulation accidentelles ou illicites. Ces mesures font l’objet d’un développement continu en fonction des progrès technologiques et sont périodiquement révisées pour se conformer à toutes les lois applicables en matière de confidentialité. Cependant, nous ne pouvons garantir et ne garantissons pas la sécurité de vos données personnelles et ne pouvons donc assumer aucune responsabilité à cet égard.

Seul le personnel autorisé de Candle events, le personnel de sociétés tierces (c’est-à-dire les prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (qui ont contractuellement accepté de protéger toutes les informations) ont accès à vos données personnelles. Tout le personnel de Candle events qui a accès à vos données personnelles est tenu de respecter les règles de confidentialité du personnel et tous les employés tiers qui ont accès à vos données personnelles ont signé des accords de non-divulgation. De plus, des accords de transfert de données sont en place avec des sociétés tierces qui ont accès à vos données personnelles pour garantir la sécurité de ces données.

9. Tes droits

Conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, vous avez le droit de demander l’accès, la rectification de vos Données ou la limitation du traitement, et de vous opposer audit traitement, ainsi que le droit à la portabilité des données dans la mesure applicable. De plus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Sous certaines conditions, vous avez également le droit de faire bloquer et supprimer vos données personnelles stockées par Candle events, à moins que Candle events ne doive conserver ces données à des fins commerciales ou légales légitimes. Pour plus d’informations, vous devez contacter notre équipe.

Pour contacter Candle events avec des questions ou des problèmes concernant le traitement des données de Candle events, utilisez l’adresse e-mail suivante : info@candle-events.com.

Conformément aux exigences du RGPD, Candle events vous offre de nombreux choix concernant l’utilisation et la divulgation par Candle events de vos données personnelles à des fins de marketing (droit à l’oubli, à la modification, à la limitation…). En contactant notre équipe à l’adresse e-mail mentionnée ci-dessus, vous pouvez refuser de recevoir les futurs messages marketing électroniques des événements Candle et demander que nous ne partagions pas vos données personnelles avec des tiers non affiliés à leurs fins marketing. Candle Events s’efforcera de se conformer à votre ou vos demande(s) dès que cela sera raisonnablement possible. Veuillez noter que si vous vous désinscrivez comme décrit ci-dessus, Candle events ne sera pas en mesure de supprimer vos données personnelles des bases de données de tiers non affiliés avec lesquels Candle events a déjà partagé vos données personnelles (c’est-à-dire auxquels nous avons déjà fourni vos données personnelles à la date à laquelle nous mettons en œuvre votre demande de désinscription). Veuillez également noter que si vous refusez de recevoir des messages liés au marketing des événements Candle, nous pouvons toujours vous envoyer des messages administratifs importants et vous ne pouvez pas refuser de recevoir des messages administratifs.

10. Changes

Cette déclaration peut être révisée et mise à jour par Candle events de temps à autre pour se conformer aux lois légales sur la protection des données et la confidentialité. Candle events publiera tout changement de déclaration sur son site Web et, si les changements sont importants, Candle events enverra un avis à l’adresse e-mail fournie dans votre profil de contact.